Tự học kế toán
10 Cách sử dụng Paste trong excel chuyên nghiệp,
Paste là một tính năng cơ bản nhất trong Excel, Nhưng bạn có biết trang bảng
tính Excel cung cấp tới 10 tùy chọn khác nhau cho chức năng Paste và giúp kế
toán nâng cao hiệu suất công việc tới
30%?? Chúng ta cùng tham khảo bài viết sau nhé
1. Copy chiều rộng của cột:
Khi copy dữ liệu sang một cột mới, độ dài của cột sẽ
không tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với giá trị mới. Chỉ với một cú kích
thêm, bạn có thể copy chiều rộng gốc của cột tới cột mục tiêu:
– Chọn dữ liệu
cần copy và nhấn [Ctrl] + C để copy giá trị đã chọn tới Clipboard.
– Chọn một ô
trong cột mục tiêu.
– Ở thẻ
Home, kích vào lựa chọn Paste trong nhóm Clipboard và chọn Keep Source Column
Widths. Lựa chọn này sẽ yêu cầu thêm một bước nữa khi bạn sử dụng Excel 2007:
Chọn PasteSpecial từ menu Paste dạng drop-down. Tiếp đến, kích vào lựa chọn
Column Widths trong mục Paste và kích OK.
– Excel sẽ
copy dữ liệu và chiều rộng gốc của cột vào ô mục tiêu. Copy chiều rộng của cột
2. Thực hiện các phép tính:
– Người dùng
có thể sử dụng Paste Special để cộng, trừ, nhân và chia. Chỉ cần điền số rồi nhấn
[Ctrl] + C. Sau đó, chọn giá trị bạn muốn thay đổi bằng số vừa mới điền và kích
Paste Special trong nhóm Clipboard. Ở cửa sổ kết quả, kích vào phép tính phù hợp
rồi nhấn OK. Excel sẽ thực hiện hành động tương ứng bằng cách sử dụng giá trị bạn
mới copy vào Clipboard.
– Người dùng
cũng có thể thực hiện các phép tính với nhiều giá trị. Sử dụng quá trình tương
tự như bên trên, nhưng copy một dãy các giá trị thay vì chỉ copy một như bên
trên. Excel sẽ không để ý tới kích thước nếu không đủ, nó chỉ thực hiện các
phép tính lần lượt theo thứ tự các giá trị đã copy.
3. Hoán đổi dữ liệu:
– Excel cung
cấp cho người dùng tính năng hoán đổi, nhưng đôi khi Paste Special lại là cách
nhanh hơn khi thực hiện việc này. Chọn dữ liệu ngồn và thực hiện theo các hành
động sau:
– Nhấn [Ctrl]
+ C để copy dữ liệu vào Clipboard.
– Chọn ô trên
cùng bên trái của dòng mục tiêu.
– Kích vào thẻ
Home (nếu cần) và chọn Transpose từ menu Paste dạng drop-down.
Đó chính là những gì người dùng cần làm. Từ giờ, bạn
có thể copy một cột dữ liệu tới một hàng và ngược lại.
4. Thay thế công thức bằng kết quả đã tính toán:
Thi thoảng, người dùng có thể muốn thay thế công thức
với giá trị thực tế của nó. Ví dụ, bạn muốn thay thế một dãy hàm RAND() với giá
trị của nó thay vì cho phép công thức này tự tính toán. Đây là một tác vụ thông
dụng đối với Paste Special. Để copy công thức với giá trị của chúng, thực hiện
theo những hành động sau:
– Chọn một
dãy các công thức rồi nhấn [Ctrl] + C.
– Trong nhóm
Clipboard, kích vào menu Paste dạng drop-down.
– Chọn
Values.
– Thực hiện
như vậy để thay thế các công thức với giá trị thực của chúng. Trước khi sử dụng
phương pháp này, có thể bạn muốn sao lưu công việc của mình để đề phòng.
– Thay thế
công thức bằng kết quả đã tính toán
– Thủ thuật sử
dụng chuột để thực hiện tác vụ:
– Chọn dãy.
– Phải chuột
vào đường biên và kéo dãy đó tới cột (hoặc hàng) bên cạnh.
– Kéo dãy đã
chọn quay trở lại nguồn. Điều này sẽ bắt Excel hiển thị menu phím tắt, mà không
cần chuyển các giá trị đã chọn.
– Chọn Copy
Here As Values Only.
5. Copy định dạng:
Hầu hết chúng ta sử dụng Format Painter để copy định
dạng từ ô này sang ổ khác hoặc sang một hàng nào đó. Tuy nhiên, khi sử dụng
Format Painter có đôi chút bất tiện với toàn bộ cột hoặc dòng. Dưới dây là cách
sử dụng Paste Special để thay thế:
– Chọn ô có
chứa định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C.
– Kích vào
bên trong cột hoặc dòng bạn muốn định dạng. (Nhấn [Ctrl] + Spacebar để lựa chọn
toàn bột cột hoặc [Shift] + Spacebar để chọn toàn bộ hàng).
– Với cột hoặc
hàng đã chọn, chọn Formatting từ menu Paste dạng drop-down trong nhóm
Clipboard. Excel 2007 yêu cầu thêm một bước phụ nữa: Chọn Paste Special từ menu
Paste dạng drop-down, kích Formats trong mục Paste và kích OK.
6. Copy định dạng biểu đồ:
Người dùng có thể phải mất nhiều công sức để định dạng
cho biểu đồ sao cho thật đẹp và sau đó lại phải thực hiện lại tất cả công việc
tương tự với loại dữ liệu khác. Trong trường hợp này, đừng nên tái định dạng lại
biểu đồ mới mà hãy sử dụng Paste Special. Giả thuyết này cũng tương tự như cách
số 5, nhưng các bước thực hiện có đôi chút khác biệt:
– Chọn biểu đồ
với định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C.
– Chọn biểu đồ
bạn muốn định dạng rồi chọn Paste Special từ menu Paste dạng drop-down. Excel sẽ
hiển thị hộp thoại Paste Special, với 3 lựa chọn.
– Chọn
Formats và kích OK.
Excel phản ứng khác biệt khi copy định dạng biểu đồ,
nhưng nó có thể dễ dàng hoàn thành tác vụ.
7. Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống:
Sử dụng lựa chọn Skip Blanks, bạn có thể thay thế
giá trị hiện tại trong khi vẫn bỏ qua những ô không có giá trị trong dữ liệu gốc.
Nói theo cách khác, nếu có một ô trống trong dữ liệu gốc và một giá trị trong
dãy cần paste tương ứng, lựa chọn này không thay thế giá trị hiện tại bằng ô trống.
Bạn có thể sử dụng nó với tất cả các lựa chọn khác:
– Chọn dãy dữ
liệu gốc và nhấn [Ctrl] + C.
– Chọn ô trên
cùng bên trái ở dãy mục đích.
Từ menu Paste dạng drop-down rồi chọn Paste Special.
– Tích vào lựa
chọn Skip Blanks và kích vào OK.
– Excel sẽ
không ghi đè giá trị hiện tại bằng ô trống.
Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống
8. Copy Data Validation:
Sau khi bỏ thời gian ra để thiết lập rule hoặc danh
sách Data Validation để cải thiện nhập dữ liệu, có thể bạn sẽ muốn áp dụng rule
tương tự đối với ô hoặc dãy khác. Tin tốt là bạn không phải thực hiện lại toàn
bộ các bước bên trên. Sử dụng Paste Special, bạn chỉ việc copy lại là được:
– Chọn ô có
chứa rule Data Validation và nhấn [Ctrl] + C.
– Chọn ô mục
tiêu cần paste.
Từ menu Paste dạng drop-down, chọn Paste Special.
– Kích vào lựa
chọn Validation rồi kích vào OK.
– Thiết lập
Data Validation có thể gây nhàm chán và tốn thời gian; Paste Special là cách dễ
dàng hơn nhiều!
9. Xóa văn bản trên Web:
Khi copy văn bản từ Web, bạn có thể gặp rắc rối bởi
Excel vẫn giữ nguyên định dạng gốc. Nhìn chung, đây không phải là điều bạn muốn.
Nếu bạn đã kích hoạt tính năng Excel’s Show Paste Options (có trong bảng
Advanced của hộp thoại Excel Options), bạn sẽ thấy icon Clipboard ngay lập tức
sau khi dán đoạn văn bản vào trong bảng tính. Người dùng có thể chọn Match
Destination Formatting từ menu Clipboard dạng drop-down để loại bỏ những định dạng
không cần thiết.
Nếu đang sử dụng Excel 2010, chắc hẳn bạn sẽ thấy
thích khi sử dụng giải pháp Paste Special này:
– Copy đoạn
văn bản từ trên Web.
– Trong
Excel, kích vào nơi bạn muốn insert đoạn văn bản.
– Chọn Paste
từ menu dạng drop-down và chọn Match Destination Formatting.
– Sử dụng lựa
chọn này để copy dữ liệu ngoài, không chỉ văn bản Web vào Excel.
10. Paste quy chiếu:
Người dùng có thể quy chiếu một ô bằng cách dẫn địa
chỉ một ô với dấu bằng. Ví dụ, điền =A1 để quay trở lại nội dung của ô A1.
Thông thường, chúng ta sử dụng những quy chiếu này ở những biểu thức và công thức
lớn hơn. Thi thoảng, chúng ta vẫn quy chiếu một ô với chính nó. Paste Link có
thể giúp khi quy chiếu nhiều ô:
– Chọn dãy cần
quy chiếu rồi nhấn [Ctrl] + C.
– Chọn ô mục
tiêu rồi nhấn Paste Link từ menu Paste dạng drop-down.
– Sử dụng
Paste Link nhanh hơn so với việc quy chiếu thủ công.
Đăng ký khóa Học
TRUNG CẤP KẾ TOÁN chính quy cấp tốc 8 tháng có bằng để được học nhiều hơn nhé.
_Sưu tầm_
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét