Cách sắp
xếp sổ sách kế toán hợp lý
_Sưu tầm_
Kế toán là công việc không khó cũng không dễ, không những đòi hỏi ở ta
kinh nghiệm thực tế mà còn đòi hỏi một kĩ năng xoay sở với những tình huống xảy
ra, đó chính là điểm khác nhau khi đánh giá một nhân viên kế
toán chuyên nghiệp. Bài viết hôm nay xin chia sẻ một vài kinh nghiệm trong
việc kiểm tra sổ sách kế toán khi cơ quan thuế kiểm tra.
Thứ nhất về
chứng từ:
- Chúng ta cần sắp xếp
chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp
báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm
tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai
thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
- Mỗi chứng từ hoặc một
nhóm chứng từ phải kèm theo:\
+ Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu
tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu
có.
+ Hóa đơn mua vào (đầu
vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm
theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
+ Nếu bán chịu phải kẹp
phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng ,
thanh lý nếu có. ,...
Chú ý: Tất cả phải có đầy đủ
chữ ký theo chức danh, kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có
bìa đầy đủ.
Thứ hai đối với báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
- Đi kèm theo chứng
từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê
thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn
Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
- Báo cáo tài chính,
quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
Thứ ba Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình
thức Nhật Kí Chung )
Sổ nhật ký chung - Sổ nhật ký bán hàng - Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký chi tiền - Số nhật ký thu tiền - Sổ chi tiết công nợ phải thu cho
tất cả các khách hàng - Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm. - Sổ quỹ tiền
mặt và sổ chi tiết ngân hàng. - Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152,
153, 154, 155, 211, 214,...621, 622, 627, 641, 642,... Sổ tổng hợp về tình hình
tăng giảm tài sản cố định - Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
- Sổ khấu hao tài sản cố định - Sổ khấu hao công cụ dụng cụ - Thẻ kho/ sổ chi
tiết vật tư - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho - Toàn bộ chứng từ đã nhập đều
phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Chú
ý: Số thứ tự các phiếu phải
được đánh và sắp xếp tuần tự.
Thứ tư đối với hợp đồng kinh tế:
- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản
nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng
lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ - Các quyết định bổ nhiệm, điều
chuyển công tác, tăng lương.
Thứ năm là vấn đề kiểm tra chi tiết:
- Kiểm tra tra đối
chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái).
- Kiểm tra đối chiếu
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ
kế toán Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng Kiểm tra các khoản phải trả Kiểm
tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai
thuế Đầu vào và đầu ra có cân đối.
- Kiểm tra lại xem định
khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng Kiểm tra lại bảng lương
xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp: Đối với nhân
viên phải có hồ sơ đầy đủ.
Một lưu ý vô cùng quan trọng khác là việc
Chuẩn bị đầy đủ cả bản gốc và bản photo công chứng (xác thực). - Các công văn đến/đi
liên quan đến cơ quan thuế
Trên đây là cách sắp
xếp sổ sách kế toán theo cách hợp lí, dễ nhớ, dễ tìm kiếm để khỏi phải luống cuống
khi cơ quan thuế ghé thăm. Bên cạnh đó một nhân viên kế toán đặc biệt là kế
toán mới ra trường nên trau dồi cho mình những kinh nghiệm thực tế liên quan đến
lĩnh vực mình làm việc.
Chúc các bạn thành công!
Mời bạn xem thêm khóa Học TRUNG CẤP KẾ
TOÁN chất lượng uy tín nhanh có bằng
