Đối với người làm hành
chính văn thư việc sắp xếp, quản lý và lưu trữ các hồ sơ là điều hết sức quan
trọng. Vậy sắp xếp, lưu trữ ra sao cho khoa học nhất? Hãy cùng theo dõi vài mẹo
sau đây giúp những người làm hành chính văn thư quản lý tài liệu, hồ sơ 1 cách
khoa học nhất nhé!
1. Chọn tủ hồ sơ hành
chính văn phòng
Đừng nghĩ việc lưu trữ hồ sơ trong những file hay tủ nhỏ cho
tiết kiệm mà như thế chắc chắn bạn không hề tiết kiệm bằng việc bạn sử dụng tủ
lớn đâu. Nên:
- Dùng tủ hồ sơ có
nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ
khác nhau. Mỗi ngăn bạn sẽ có thể dán giấy bên ngoài phân chia theo từng loại hồ
sơ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn.
- Dùng tủ hồ sơ
treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ
treo trên tường. Loại tủ này vừa tiết kiệm không gian, giá thành không quá đắt
mà có thể giải quyết được khá nhiều hồ sơ khi bạn cần lưu trữ mà không gian quá
hẹp.
- Sử dụng những mẩu
giấy ghi chú: Giấy note là loại giấy không được phép thiếu đối với những người
làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích thước và màu sắc khác nhau, bạn
có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú khác nhau.
2. Phân loại hồ sơ
Nếu như bạn cứ để chồng chất, lẫn lộn các loại hồ sơ mà
không phân loại thì việc lẫn, thất lạc hoặc không tìm thấy hồ sơ là điều dễ
dàng gặp phải. Bạn cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ:
- Phân loại theo
chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia theo từng chủ đề chi tiết
để dễ quản lý và tìm kiếm: báo cáo, quảng cáo, kế hoạch…
- Phân loại theo
cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm
quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
- Phân loại theo
nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm
quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý
3. Sắp xếp hồ sơ
Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách
nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:
- Sắp xếp theo thời
gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp
theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.
- Sắp xếp theo mẫu
tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.
- Sắp xếp theo
tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải
quyết xong, phản hồi…
4. Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của
đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ
sơ nhanh chóng.
- Tạo một danh mục
cụ thể, chính xác: Bạn nên tạo một danh mục cụ thể và đưa sơ đồ đó vào máy
tính. Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở
tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.
- Danh mục hồ sơ
phải được cập nhật thường xuyên: Không phải đưa danh mục xong là xong mà bạn cần
phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.
5. Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần
truy cập sẽ nhanh chóng. Hãy làm 1 hồ sơ về vị trí các hồ sơ để bạn có thể tra
cứ và tìm một cách nhanh nhất khi cần.
- Dùng bút chì
đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
- Bên ngoài tập
lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự
- Vào bảng tính
Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên
kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại
hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
- Nên lưu tập hồ
sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and
Write thì tốt.
Bạn thấy đấy, công việc hành chính văn thư tưởng như rất đơn
giản nhưng thực ra vô cùng khó khăn, vất vả và cũng nhiều công việc đòi hỏi sự
tỷ mỉ. Khi bạn làm việc cẩn thận, khoa học thì công việc hành chính của bạn
luôn thuận lợi và diễn ra nhanh chóng.
Để hiểu rõ
hơn nữa về những công việc cần làm của một nhân viên hành chính văn thư bạn có
thể đăng ký tham gia khóa
học trung cấp chính quy ngắn hạn tại Trường trung cấp Công nghệ và Quản
trị Đông Đô
