KÊNH 14 ĐÔNG ĐÔ CTM: MỘT SỐ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

I; Xóa triệt để các đường zíc zắc xanh, đỏ gạch chân dưới dòng chữ:

➡ Với Word 2003:

Bước 1: Vào Tools\Options

Bước 2: Chọn tab Spelling and Grammar Xóa dấu chọn ở toàn bộ các mục “Check…”. OK.

➡ Với Word 2007:

Bước 1: Vào Office Button/Word Options

Bước 2: Proofing/When correcting Spelling and Grammar in Word/Xóa dấu chọn ở toàn bộ các mục “Check…”\ OK

II; Khi kẻ hình vẽ hay Text box thì xuất hiện đường viền bao quanh rất khó thao tác - khắc phục:

➡ Với Word 2003:

Bước 1: Vào Tools/Options/

Bước 2: Chọn tab Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Automatically Create/OK.

➡ Với Word 2007:

Bước 1: Vào Office Button/Word Options

Bước 2: Vào Advanced/ rồi hủy dấu kiểm trong ô Automatically Create/OK.

III; Bảo mật thông tin trong Word (Đặt mật khẩu):

Đôi khi, bạn muốn lưu một số thông tin riêng của mình tại máy tính cơ quan mà không muốn ai đọc được. File word này của bạn có thể được bảo mật cao và không ai có truy cập vào được

➡ Với Word 2003:

Bước 1: Tools/Options

Bước 2: Chọn Tab Security lần lượt đặt mật khẩu vào hai mục Password to open và Password to modify/Ok

➡ Với Word 2007:

Bước 1: Mở Microsoft Word. Chọn một file Word cần đặt mật khẩu.

Bước 2: Click biểu tượng Office ở góc trên bên trái giao diện chọn Save As (hoặc sử dụng phím tắt F12)

Bước 3: Hộp thoại Save As hiển thị, chọn Tools/ General Options

Bước 4: Hộp thoại General Options mở ra, với các thiết lập

- Password to open: Đặt mật khẩu để mở file Word (mật khẩu này chỉ dùng khi bạn mở những tài liệu này).

- Password to modify: Đặt mật khẩu chỉnh sửa file Wordl (chỉ xem tài liệu nhưng không thể chỉnh sửa).

Tùy vào mục đích sử dụng để thiết lập mật khẩu, nhưng tốt nhất bạn nên thiết lập mật khẩu cho cả 2 chức năng này.

Sau khi đã thiết lập mật khẩu xong, click OK để lưu lại thiết lập.

IV; Sửa lỗi chữ i chuyển thành I:

➡ Với Word 2003:

Bước 1: Vào Tools/Options/AutoCorrect.

Bước 2: Đánh chữ i ở ô Replace, nếu thấy hai chữ i, I xuất hiện ở dòng bên dưới thì bấm chọn vào dòng đó rồi chọn Delete/ OK

➡ Với Word 2007:

Bước 1: Vào Office Button/Word Options

Bước 2: Vào Proofing/Autocorrect Options

Bước 3: Đánh chữ i ở ô Replace, nếu thấy hai chữ i, I xuất hiện ở dòng bên dưới thì bấm chọn vào dòng đó rồi chọn Delete/ OK

V; Chọn đường viền bao quanh văn bản:

➡ Với Word 2003:

Bước 1: Vào Tools >Options:

Bước 2: Vào tab View rồi chọn hoặc bỏ dấu tích ở mục Text Boundaries/Ok

➡ Với Word 2007:

Bước 1: Vào Office Button/Word Options

Bước 2 : Vào tab Advanced/Show document content, rồi chọn hoặc bỏ dấu tích ở mục Show text boundaries/Ok

VI; Hiện tượng chữ cách xa nhau:

Chữ cách xa nhau như “H à N ội” sau khi gõ dấu, thường xuất hiện sau khi thực hiện Copy - Page. Để khắc phục tình trạng này

➡ Với Word 2003:

Bước 1: Vào Tools/Options

Bước 2: chọn Tab Edit rồi bỏ dấu chọn dòng Smart cut and paste/OK

➡ Với Word 2007:

Bước 1: Vào Office Button/Word Options

Bước 2: Advanced/Cut, copy and page rồi bỏ dấu chọn Use smart cut and paste/ OK

VII; Các bước định dạng văn bản:

➡ Bước 1: Đổi độ đo từ Inchs sang Centimeters (Bước này có thể có hoặc không)

-Với Word 2003: vào Tools/Options/Genaral/chọn Centimeters

-Với Word 2007: Kích vào biểu tượng Office ở góc trên bên trái màn hình/chọn Word Options/Advanced tìm đến mục Display/chọn Centimeters.

➡ Bước 2: Đặt lề cho trang giấy:

- Với Word 2003 chọn File/Page Setup

- Với Word 2007 chọn Page Layout/Page Setup

+ Vào thẻ Paper/chọn A4

+ Vào thẻ Margin

- Portrait: hướng giấy thẳng đứng

- Đặt lề: Top: 2, Bottom: 2, Left: 3, Right: 1.5

- hoặc chọn Landscape: hướng giấy quay ngang

➡ Bước 3: Định dạng Font

- Với Word 2003 vào Format => Font

- Với Word 2007 vào Home => Pont

+ Tại mục Font

- Nếu dùng Unicode chọn các Font: Time New Roman, Arial, .. và bật Caps Lock để gõ chữ hoa;

- Nếu dùng TCVN3 (ABC) chọn các Font: .VnTime, .VnArial, ..., .VNTIMEH - chữ Hoa. (lưu ý không được bật Caps Lock để gõ chữ hoa).

+ Tại mục Font style chọn kiểu chữ (Regular – bình thường, Italic – chữ in nghiêng, Bold – chữ đậm).

+ Tại mục Size chọn cỡ chữ (12, 13, 14…)

+ Tại mục Font color: chọn màu chữ, ...

➡ Bước 4: Tiến hành soạn thảo văn bản

➡ Bước 5: Định dạng tổng thể văn bản

Chọn toàn bộ văn bản (Ctrl + A)

- Với Word 2003 chọn Format/Paragraph

- Với Word 2007 chọn Home/Paragraph

+ Tại trường General

. Alingment/Jutified (căn đều hai bên)

+ Tại trường Indentation

. Left: 0, Right: 0, Special: none

+ Tại trường mục Spacing

. Before: 0 - chọn khoảng cách đến đoạn trước

. Aafter: 0 - chọn khoảng cách đến đoạn sau

. Line Spacing/chọn Multiple/trong mục At chọn 1.3 - Khoảng cách giữa các dòng/Ok

➡ Bước 6: Định dạng chi tiết văn bản

- Chọn đoạn văn bản cần định dạng thực hiện giống bước 5

- Tiến hành định dạng Font chữ kích thước chữ, kiểu chữ, khoảng cách đến đoạn trước, đoạn sau theo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trong Thông tư 01 của Bộ nội vụ.

VIII; Định dạng Tabs

Trước khi đặt Tab cần xem dòng văn bản đó cần đặt bao nhiêu Tab, độ dài của Tabs

➡ Với Word 2003 vào Format => Tabs

➡ Với Word 2007 vào Home => Paragraph =>Tabs

+ Tab stop Position: đặt độ dài Tab

+ Alignment: căn loại Tab trái, phải, căn giữa

+ Leader: chọn kiểu Tab

=> Chọn Set => Ok để thiết đặt

=> chọn Clear all để xoá bỏ thiết đặt

IX; Tạo chú thích cuối:

* Với Word 2003: Insert => References => Footnotes

* Với Word 2007: References => Footnotes

Hộp thoại Footnote and Endnote xuất hiện:

- Tại trường Location:

+ Footnotes => Bottom of Page chú thích được chèn dưới chân trang

+ Endnotes: chú thích sẽ được chèn ở cuối section hay cuối văn bản

- Tại trường Format:

+ Number format: Định dạng số

+ Custom mark: để trống nếu muốn chú thích là số, nếu muốn chú thích là 1 ký tự hay biểu tượng đặc biệt, gõ vào mục Custom mark hay click Symbol để chọn

+ Start at: chọn số bắt đầu cho chú thích..

+ Numbering

. Continuous: nếu muốn chú thích liên tục từ đầu đến cuối văn bản.

. Restart at each selection: nếu muốn chú thích lên tục từ đầu đến cuối phần văn bản bạn chọn, và bắt đầu lại từ đầu khi bạn chọn phần văn bản khác.

. Restart at each page: nếu muốn chú thích sang mỗi trang mới bắt đầu lại từ đầu.

=> Click Insert để hoàn tất

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

🍀 Trường Trung cấp Công nghệ và Quản trị Đông Đô tuyển sinh năm 2018 (đợt 2)

➡ Đối tượng tuyển sinh:

🎓 Sinh viên đang học hoặc người đã Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng/Đại học

🎓 Học sinh đã tốt nghiệp THPT hoặc học hết lớp 12

🎓 Học sinh đã Tốt nghiệp THCS